Mengadakan sebuah event merupakan pekerjaan sehari hari seorang Event Organizer, begitu juga para organisator. Event akan berjalan dan terlaksana dengan baik apabila direncanakan dengan matang dan baik. Banyak EO pemula bahkan yang sudah berpengalamanpun kurang memmemperhaikan waktu perencanaan acara. Berikut tips memanfaatkan waktu perencanaan yang baik agar dapat merencanakan kegiatan dengan optimal :
1. Jangan terlalu dini mempersiapkan acara
Mengapa hal ini justru harus dihindari oleh seorang event organizer, memang kebanyakan organisator berusaha untuk mempersiapkan perencanaan dari jauh jauh hari bahkan sampai bertahun. Hal ini memang baik adanya namun harus disesuaikan dengan besarnya event yang akan diadakan. Apabila event yang diadakan tidak terlalu besar maka kepanitiaan akan menjadi jenuh dan bahkan justru semakin jauh membahas hal yang sebenarnya tidak perlu untuk didiskusikan. Namun bukan berarti harus mendadak dalam persiapan. Seorang EO harus bisa menentukan kapan waktu ideal dalam mempersiapkan kegiatan agar progress perkembangan dapat dikendalikan.
2. Waktu perencanaan harus sesuai time line
Yang dimaksud denggan time line adalah perencanaan pergerakan panitia dalam mempersiapkan kegiatan. Dengan kata lain bahwa setiap job dari masing masing seksi harus memiliki target penyelesaian. Seperti misalkan dalam mengajukan proposal harus ada target kapan proposal itu akan mendapat accord dari pihak yang bersangkutan.
3. Waktu perencanaan harus sesuai dengan besarnya kegiatan
Besar kecilnya kegiatan akan menentukan seberapa lama waktu yang kita butuhkan untuk memulai merencanakan kegiatan. Semakin besar kegiatan tentunya akan semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan perencanaan. Begitu juga sebaliknya sehingga akan tercapai event sesuai dengan apa yang diharapkan.
Post Comment
EmoticonEmoticon